Опись кадровых документов в архив образец

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто! В делопроизводстве В делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения.

Зачем нужна опись? Личные дела работников формируются из множества документов, некоторые из которых являются обязательными, например, копии тех бумаг, что представляются будущим сотрудником при приеме на работу. При этом каждая компания самостоятельно решает, какой состав может быть у таких дел, поэтому содержание описей у различных работодателей будет различаться. Так, некоторые работодатели при приеме на работу могут потребовать предоставить автобиографию или рекомендательное письмо.

Опись документов в архив

Полистать демо-версию печатного журнала Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации?

Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять? Планирование и нормативное регулирование В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации1. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве 2.

По одной описи могут передаваться дела за несколько лет см. Пример Пример 1 СвернутьПоказать В график передачи дел в архив на год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период — гг. Дела, сформированные в году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений.

График передачи дел из подразделений в архив организации см. Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов. Итак, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны составить: описи документов и дел своего подразделения по годовым разделам и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. В соответствии с той систематизацией и сроками хранения, которые закреплены номенклатурой дел, дела структурного подразделения должны быть распределены на следующие группы: Таблица 1 Группы дел СвернутьПоказать В соответствии с делением на данные группы производится архивно-техническая обработка дел полная или частичная3 и формируются соответствующие описи дел см.

Пример 9. Подлежащие уничтожению дела включаются в акт. Но поскольку дела временных сроков хранения до 10 лет включительно не подлежат передаче в архив, для их учета опись может не составляться, в этом случае номенклатура дел подразделения используется как учетный документ.

Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически какие при этом есть варианты и от чего они зависят ; как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива В связи с требованиями обеспечить защиту персональных данных простыми организационными методами в современных кадровых службах появилась практика составления описей личных дел также по годовым разделам отдельно от описей дел по личному составу.

На основании описей и актов, подготовленных структурными подразделениями, служба делопроизводства составляет: годовые разделы соответствующих сводных описей Пример 12 и сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению также по годовым разделам. Для удобства и быстроты составления сводных описей и актов в организации можно установить, что структурные подразделения представляют: не только их подписанные экземпляры в бумажной форме как оригиналы, но и соответствующие электронные копии файлы в необходимом формате.

В соответствии с требованиями Правил структурные подразделения могут готовить для передачи в архив по описям электронные документы, созданные в процессе деятельности в статусе электронных оригиналов, и электронные копии документов, на основании которых в архиве постепенно будет формироваться фонд пользования состоит из электронных копий бумажных и электронных документов. Если в организации внедрена полнофункциональная система электронного документооборота СЭД , то оформление описей дел как отчетов, формируемых из системы, необходимо настроить автоматически.

Методические рекомендации по применению Правил, разработанные ВНИИДАД в году, пока не утверждены, поэтому рекомендуем организациям самостоятельно разрабатывать регламенты работы с электронными документами, включая их текущее оперативное и архивное хранение.

А если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то советуем обращаться за методическими рекомендациями туда, так как архивные учреждения уже накопили достаточный опыт приема электронных документов от своих источников комплектования, формирования фондов пользования и составления учетного и научно-справочного аппарата к ним.

Служба делопроизводства и архив ответственный за архивное хранение организуют рассмотрение и согласование сводных описей и акта на заседании экспертной комиссии ЭК организации. Оно должно проводиться в соответствии с планом ее работы и обязательно протоколироваться.

Дата и номер протокола ЭК оформляются в грифе согласования каждой сводной описи и акта см. Таков общий алгоритм плановой работы по составлению описей дел в организации. Делопроизводство и архивное дело.

Существуют следующие типы описей, которые составляются в организациях: описи дел структурных подразделений, которые используются как учетно-сдаточные; описи документов, дел организации, то есть сводные описи, которые составляются на основе описей дел структурных подразделений по годам годовым разделам и являются основными учетными справочниками; описи архивных коллекций, в которых учитываются отдельные архивные документы, связанные между собой какими-либо признаками или одним признаком авторским, тематическим, видовым, объектным и т.

Виды описей, которые входят в состав обязательных учетных документов организации, имеют обязательные формы, утвержденные Правилами, они перечислены в последней колонке Таблицы 2. Оформление описей электронных документов становится обязательным при условии, что электронные документы составляются в статусе оригиналов и организация перешла на реальный электронный документооборот по всем или некоторым направлениям деятельности например, в процессе сдачи налоговой отчетности.

Дело единица хранения и единица учета в бумажной форме может представлять собой: совокупность документов, возникших по одному вопросу или на одном участке деятельности, либо один документ, как правило, объемный и многостраничный например, годовые планы и отчеты, журналы регистрации.

Точно так же электронное дело может состоять из одного электронного документа и метаданных к нему или представлять собой совокупность электронных документов и метаданных к ним. Дела, в которые сформированы документы в бумажной форме, имеют ограничения по толщине до 4 см и по объему — до листов с учетом: самостоятельно нумеруемых листов дела, самостоятельно нумеруемых листов внутренней описи, листа-заверителя.

Пример 13 и в котором предусматривается перечисление наименований всех документов с указанием даты, регистрационного номера и объема в Мб , содержащихся в каждом электронном деле, включенном в опись. Таким образом, опись является основным учетным и справочным документом и в делопроизводстве, и архиве организации, и в государственном или муниципальном архиве, если организация является источником его комплектования.

Описи дел структурных подразделений и сводные описи Перед внесением дела в опись соответствующего вида или в акт о выделении к уничтожению ответственный за делопроизводство и исполнители в структурных подразделениях просматривают сформированные в делопроизводстве дела.

Причем дела постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения должны просматриваться полистно. Редактируются заголовки на обложках дел и в рабочем экземпляре номенклатуры дел, проверяется правильность определения сроков хранения, соблюдение правил формирования дел и т. Если в номенклатуре дел были проставлены неконкретные сроки хранения документов или сроки, нуждающие в фактическом уточнении, то на обложках сформированных дел и в описях дел они конкретизируются: Пример 6.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)

Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел в современных кадровых службах появилась практика составления описей личных . Утвержденная Правилами форма предусматривает нумерацию описей. Образец описи документов в labratori.ru с примером заполнения. . быть если у нас и кадровый работник и ответственный за архив одно и тоже лица .

Опись — это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т. Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы. Что такое личное дело сотрудника Личное дело — это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован за исключением государственных учреждений , поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника. Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне. Обязательна ли внутренняя опись личного дела В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела. Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части оформление документов они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации. Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Такая подготовка включает в себя формирование дел, их оформление в соответствии с действующими правилами и составление описей дел.

После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать?

Образец архивной описи

Кроме того, есть и иная классификация, так, в АО отдельными пунктами регистрируются дела: постоянного хранения; временного более 10 лет хранения; по личному составу; Что должно быть в АО Для примера рассмотрим образец описи архивных документов — передаваемых в архив организации. Передача дел — это определенным образом регламентируемая процедура, первым шагом которой является формирование комиссии из трех человек один из них является председателем. Документы, подлежащие передаче, сшиваются в дела, к которым и составляется АО с указанием: причин сдачи в архив например, истек срок, в течение которого документ должен был храниться в том подразделении, которое его создало, реорганизация и т. Образец описи документов, передаваемых в архив Дела, передаваемые в электронном виде, регистрируются с указанием их объема в мегабайтах образец архивной описи электронных дел организации показывает, что такая АО может быть отдельным учетным актом. АО подписывается председателем и членами комиссии, а также представителями передающей стороны. Образец описи электронных документов скачать Каталог готовых форм Для справки: большое количество образцов форм содержится в Приказе Министерства культуры РФ от

Оформляем дела на постоянное хранение

Полистать демо-версию печатного журнала Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять? Планирование и нормативное регулирование В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации1. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве 2.

Внутренняя опись документов личного дела Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу — в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков.

К записи комментариев Ирина 27 04 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. Тома не указываются ни в описи, ни на деле. Oleg 24 08 Может быть я конечно не правильно понял суть вопроса, но на мой взгляд, если сотрудник работал несколько десятков лет в организации, а потом уволился, то почему у него не может к этому времени накопиться документов в личным деле более чем на листах.

Готовим документы к хранению

.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

.

.

.

.

.

Похожие публикации